Cómo obtener un documento notariado
Existen varios pasos que puede seguir para prepararse para una certificación sin problemas. Esta breve guía le explicará qué deben llevar los clientes a un notario público y qué esperar al solicitar servicios notariales.
Siga estos sencillos pasos para notarizar su documento:
- Sepa qué tipo de notarización necesita
- Asegúrese de que el documento esté completo
- Traer una identificación aceptable
- Asegúrese de que el nombre en su identificación coincida con el nombre en su documento
- Tener a todos los firmantes presentes para la certificación notarial.
- Sea consciente y esté dispuesto a firmar
- Sepa lo que va a pagar
Sepa qué tipo de notarización necesita
Como firmante, debe indicarle al notario qué tipo de certificación necesita. Los notarios pueden describir cuáles son los actos notariales principales, pero no pueden recomendar uno en lugar de otro. Es ilegal que un notario público brinde este tipo de asesoramiento a menos que también sea un abogado autorizado.
Generalmente, las notarizaciones vienen en tres tipos básicos:
- Reconocimientos — El propósito de un reconocimiento es declarar que usted ha firmado voluntariamente un documento.
- Juramentos — El propósito de un juramento es que usted jure o afirme que el contenido del documento es verdadero.
- Certificaciones de copias : el propósito de una copia certificada es que el notario confirme que la copia es exactamente igual al original. Esto no está permitido en todos los estados.
Asegúrese de que el documento esté completo
Por lo general, un documento debe estar 100% completo para que un notario realice una certificación. Asegúrese de que no haya espacios en blanco en su documento antes de reunirse con un notario porque eso podría hacer que el documento sea más susceptible al fraude. Por ejemplo, una línea vacía para información importante sobre la fecha o la tasa de interés en un documento de préstamo podría causarle problemas graves al prestatario si la información se agrega después de que el formulario esté certificado.
Muchos estados exigen que los notarios rechacen la certificación de un documento incompleto o le digan al cliente que el documento debe completarse antes de poder ser certificado. Un notario no puede asesorarlo sobre los efectos legales de un documento ni completar ninguna parte del documento excepto el texto del certificado notarial.
Traiga una identificación aceptable
El deber principal de un notario público es verificar su identidad como firmante del documento. La forma más común en que determinan que usted es quien dice ser es verificando los documentos de identificación emitidos por el estado, como las licencias de conducir y los pasaportes. Los notarios necesitan ver una forma de identificación que cumpla con los requisitos establecidos por la ley estatal, así que asegúrese de tener una identificación aceptable para la certificación notarial con anticipación.
Si no tiene una credencial de identificación que funcione, es posible que pueda utilizar "testigos de identificación creíbles". Se trata de personas que jurarán ante el notario que lo conocen. Si puede utilizar esta opción, sus testigos deben tener una forma de identificación que cumpla con los requisitos estatales.
Asegúrese de que el nombre que figura en su identificación coincida con el nombre que figura en su documento
Si ha cambiado recientemente su nombre legal debido a matrimonio, divorcio u otras razones, asegúrese de que la identificación que lleve a la certificación coincida con su nombre que aparece en el documento.
Si hay una discrepancia significativa (por ejemplo, su nombre de casada que aparece en el documento es "Mary Smith-Williams" pero su identificación contiene su nombre de soltera "Mary Smith"), entonces el notario no podrá continuar con la certificación notarial a menos que pueda proporcionar una forma alternativa de identificación aceptable que coincida con el nombre que figura en el documento.
Haga que todos los firmantes estén presentes para la certificación notarial
El firmante debe reunirse personalmente con un notario para que su firma sea certificada. Asegúrese de que cualquier persona cuya firma necesite ser certificada esté disponible y pueda asistir a su cita con el notario público.
Un notario no puede certificar la firma de una persona por teléfono o videollamada. Dicho esto, varios estados sí permiten certificar documentos mediante proveedores de servicios de notarización remota en línea seguros como NotaryCam ,* Notarize y DocVerify. Esta guía lo ayudará a encontrar un notario cuando esté listo.
Esté atento y dispuesto a firmar
Una de las funciones básicas de un notario es verificar la voluntad y la conciencia de los firmantes de los documentos. Esto significa que un notario comprobará que usted está mentalmente consciente y alerta en el momento de la certificación y que está firmando el documento voluntariamente y no bajo coacción.
Si bien esto es esencial para personas de todas las edades, es particularmente importante para las personas mayores o enfermas. Si no comprende los detalles de su transacción o no está seguro de querer firmar el documento que tiene frente a usted, tome medidas para solucionar estos problemas antes de acudir a una cita con un notario.
Sepa cuánto va a pagar
En la mayoría de los estados, las tarifas máximas que pueden cobrar los notarios están establecidas por ley . También puede consultar el sitio web de la agencia de regulación de notarios de su estado (normalmente la oficina del Secretario de Estado) para averiguar cuáles son las tarifas de notarización.
Las tarifas de viaje y conveniencia para los servicios de notario móvil pueden o no estar regidas por la ley estatal. La mayoría de los notarios móviles cobrarán una tarifa aparte por estos servicios. Asegúrese de analizar y acordar cualquier tarifa adicional antes de que el notario viaje a su ubicación.
Qué llevar al notario
Cuando se esté preparando para una certificación notarial, asegúrese de tener todos los elementos esenciales para que el proceso se desarrolle sin problemas. Esto es lo que deberá llevar consigo cuando realice una certificación notarial:
- El documento completo que desea notarizar
- Identificación con fotografía válida que cumpla con los requisitos estatales
- Cualquier otra persona (con identificación adecuada) que firmará el documento.
- Pago de servicios notariales
¿Se puede notarizar cualquier documento?
Prácticamente cualquier documento puede ser notariado. Sin embargo, las excepciones son los registros vitales , como los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción. Los notarios no pueden hacer ni certificar copias de estos registros. Debe acudir a la agencia gubernamental que emitió el certificado para obtener copias.
Cómo elegir un notario público calificado
En la mayoría de los casos, los clientes tratan con documentos que contienen información muy confidencial cuando buscan los servicios de un notario público. Por lo tanto, es importante encontrar un notario calificado que comprenda las leyes de su estado.
Esté atento a algunas señales de alerta antes de utilizar los servicios de un notario. Los notarios no están autorizados a brindar asesoramiento legal ni a traducir sus títulos a idiomas extranjeros. Los estafadores utilizan esos métodos para aprovecharse de los inmigrantes que pueden no estar familiarizados con las diferencias entre las obligaciones de los notarios estadounidenses y las de los notarios de su país de origen.